Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Comment faire une demande

Vous pouvez faire deux types de demandes à la SADC :

• une demande d’accès à l’information pour tout renseignement non personnel
• une demande d’accès à des renseignements personnels vous concernant

Votre demande peut être officielle ou non :

• officielle si elle est faite par écrit, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• non officielle si elle ne mentionne pas le droit d’accès garanti par la Loi sur l’accès à l’information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans ce cas, il n’existe pas de délai de réponse, de frais ou de possibilité d’examen de la décision par un arbitre indépendant.

Vous pouvez faire une demande au moyen du formulaire de demande d’accès à l’information ou du formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels, aux termes de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Processus de demande

Pour faire une demande officielle en ligne :

Le Service d’accès à l’information et aux renseignements personnels en ligne représente une façon pratique de formuler :

• une demande d’accès à l’information;
• une demande d’accès à des renseignements personnels.

Ce service :

• permet aux particulier de présenter des demandes en ligne pour de l’information que détient la SADC
• élimine le besoin d’imprimer, de balayer, d’envoyer par courriel ou par courrier un formulaire à la SADC

Soumettre une demande d’accès à l’information en ligne : https://atip-aiprp.tbs-sct.gc.ca/fr

Soumettre une demande par courrier, télécopieur ou par voie électronique

Voici les étapes à suivre :

• Consulter Info Source pour savoir si la SADC est l’organisme qui pourra vous fournir les renseignements que vous recherchez
• Remplir le formulaire de demande d’accès à l’information ou le
  formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels. Si vous ne trouvez pas pratique de remplir le formulaire, vous pouvez faire votre demande sous forme de lettre ou de courriel. Dans ce cas, veuillez indiquer clairement que vous demandez des renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels et donnez :
  • la description de l’information ou des enregistrements que vous demandez
  • le support (papier ou électronique) sur lequel vous souhaitez recevoir les enregistrements
• Joindre le paiement pour toute demande faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
• Envoyer votre demande dûment remplie par la poste ou par courriel à la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de la SADC :

Frais

Chaque demande officielle, faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, doit être accompagnée des frais de 5 dollars, payables en argent comptant ou par mandat ou chèque à la SADC. Ces frais paient les cinq premières heures de recherche et de temps de préparation. Des frais supplémentaires pourront s’appliquer s’il est besoin de faire des photocopies ou des recherches supplémentaires.

Nota : Les demandes d’information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ne coûtent rien ; il en est de même pour les demandes non officielles aux termes de la Loi sur l’accès à l’information.

Exemptions et exclusions

L’information demandée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information peut être exemptée d’accès si elle porte sur les affaires des gouvernements fédéral ou provinciaux ou sur les affaires étrangères, qu’il est question de renseignements personnels, de conseils à un tiers, de secret professionnel, ou pour tout autre motif prévu par la loi.

La communication de renseignements personnels est restreinte, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels ; elle ne peut avoir lieu sans le consentement de la personne sur laquelle ceux-ci portent, sauf circonstances exceptionnelles (par exemple atteinte à la sécurité nationale, à la défense ou aux relations avec d’autres pays).

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à l’information qui se trouve déjà à la disposition du public, par exemple dans des publications ou d’autres documents conservés dans des bibliothèques et des musées. Enfin, la loi ne donne pas accès à des enregistrements qui ne se trouvent pas sous le contrôle de la SADC ou du gouvernement fédéral.

Appels

Si de l’information ne vous est pas communiquée, la SADC vous indiquera quelle exemption a été appliquée aux documents. Si vous n’êtes pas d’accord avec l’exemption invoquée, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information. Il peut être possible de régler  les différends, sans plainte officielle, en communiquant avec le coordonnateur de l’AIPRP.

Plaintes

Vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à l’information si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre demande faite en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. La plainte doit être déposée dans l’année qui suit la date du dépôt de votre demande auprès de la SADC.

Le Commissariat à l’information fait une enquête confidentielle sur chaque plainte. Il n’en coûte rien à la personne qui dépose la plainte. Votre identité ne sera connue que des employés chargés de l’enquête et que des responsables de la SADC à qui vous avez fait la demande et qui doivent donner suite à l’enquête du Commissaire.

Principes sur l’assistance aux auteurs de demandes

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, nous devons :

• traiter votre demande sans tenir compte de votre identité
• offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande
• fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l’accès à l’information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information du Canada
• communiquer avec vous dans des délais raisonnables si des précisions sur votre demande sont requises
• déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents demandés qui sont sous le contrôle de la SADC
• appliquer les exceptions aux documents demandés de façon précise et limitée
• fournir des réponses exactes et complètes
• communiquer en temps opportun l’information demandée
• fournir, s’il y a lieu, les documents sur le support et dans la langue officielle demandés
• réserver un endroit à l’examen de l’information demandée, dans les locaux de la SADC

Demandes d’accès à l’information traitées

Nous affichons les sommaires des demandes d’accès à l’information traitées par nos soins.

Vous pouvez effectuer des recherches dans ces sommaires. Si un sommaire vous intéresse, vous pouvez demander sans frais une copie des documents sur le site Gouvernement ouvert – Demandes d’accès à l’information complétées.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée permettent de vérifier que toutes les activités nouvelles ou essentiellement nouvelles exigeant la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation de renseignements personnels sont menées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2015 ‒ Système de déclaration réglementaire

Résumé

Le Système de déclaration réglementaire (SDR) a fait l’objet d’un exercice collectif d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFRVP) de la part de la Banque du Canada, de la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) et du Bureau du surintendant des institutions financières (BSIF). Le SDR est un dispositif conçu pour recueillir, valider et mettre à jour les données et relevés de nature administrative et financière que les institutions financières et les régimes de retraite fédéraux doivent produire pour se conformer aux dispositions législatives. Il a été choisi pour remplacer le Système de base de données tripartite (SBDT), en usage depuis 1998, parce qu’il répond mieux aux besoins des utilisateurs et des clients, et parce qu’il cadre davantage avec les systèmes auxquels ses produits sont destinés.

L’abandon du SBDT au profit du SDR visait notamment les objectifs suivants :

• simplifier la communication et la modification des relevés et accélérer la réception, la validation et la communication de grands volumes de données réglementaires
• réunir en un seul et même système les fonctions de réception et de validation de tous les relevés réglementaires des institutions de dépôt, des sociétés d’assurance et des régimes de retraite privés
• simplifier l’administration des comptes déclarants et la communication
• offrir aux déclarants et aux utilisateurs la possibilité de gérer eux-mêmes certains des renseignements qui se trouvent dans leur dossier : personne-ressource, mot de passe, communications, etc.
• faciliter l’interaction entre le SDR et les systèmes auxquels ses produits sont destinés afin d’accélérer et d’améliorer l’accès à l’information et aux données

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a permis de cerner les répercussions de l’adoption du nouveau logiciel (SDR), et de leur donner suite. Elle a également permis au BSIF et à la SADC de s’acquitter de leurs devoirs aux termes de la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les instances qui ont pris part à cet exercice d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sont arrivées à la conclusion que le déploiement du SDR ne requiert aucune recommandation particulière visant à améliorer la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements de nature personnelle recueillis. Il s’agit la plupart du temps de renseignements que les institutions qui produisent ces relevés mettent à la disposition du public.